Weryfikacja trójstronna dokumentów
Standardowa procedura weryfikacji faktury kosztowej porównuje dane z trzech dokumentów: zamówienia zakupowego, dokumentu potwierdzającego dostawę towaru lub usługi oraz samej faktury. Zgodność ilości, ceny jednostkowej i danych kontrahenta między tymi trzema źródłami stanowi podstawę automatycznego zatwierdzenia faktury do dalszego księgowania.
Reguły tolerancji rozbieżności
W praktyce rzadko wszystkie trzy dokumenty są identyczne co do grosza — dlatego reguły automatyzacji zwykle definiują dopuszczalny margines tolerancji, na przykład procentowe odchylenie ceny wynikające z różnic kursowych, poniżej którego faktura jest automatycznie akceptowana mimo drobnej rozbieżności.
Ustalanie progu tolerancji
Wysokość progu tolerancji ustalana jest zwykle na podstawie analizy historycznych rozbieżności, tak aby automatyczne zatwierdzenie obejmowało większość uzasadnionych przypadków, nie otwierając jednocześnie furtki dla istotnych błędów.
Obsługa faktur odbiegających od wzorca
Faktury, których rozbieżność przekracza ustalony próg tolerancji, lub które nie mają powiązanego zamówienia zakupowego w systemie, trafiają do kolejki weryfikacji ręcznej, gdzie pracownik działu księgowości podejmuje decyzję na podstawie dodatkowego kontekstu niedostępnego w regułach automatyzacji.
Korzyści operacyjne automatyzacji tego kroku
Automatyzacja wstępnej weryfikacji pozwala skrócić czas przetwarzania standardowych faktur oraz skoncentrować pracę zespołu księgowego na przypadkach rzeczywiście wymagających analizy, zamiast na powtarzalnym porównywaniu zgodnych ze sobą dokumentów.