Etapy typowego procesu onboardingu
Proces wdrożenia nowego pracownika obejmuje zwykle przygotowanie umowy i dokumentacji kadrowej, założenie kont w systemach wewnętrznych, przypisanie sprzętu oraz zaplanowanie harmonogramu szkoleń wprowadzających. Każdy z tych etapów angażuje inny dział organizacji — kadry, IT, dział szkoleń.
Kroki nadające się do automatyzacji
Zakładanie standardowych kont systemowych na podstawie stanowiska pracownika, generowanie dokumentów kadrowych z szablonu na podstawie danych z formularza zatrudnienia oraz wysyłka powiadomień do zaangażowanych działów to czynności o wysokiej powtarzalności i jasno określonych regułach, dobrze nadające się do automatyzacji low-touch.
Wyzwalacz rozpoczynający automatyzację
Typowym wyzwalaczem rozpoczynającym zautomatyzowaną sekwencję czynności onboardingowych jest zatwierdzenie umowy o pracę w systemie kadrowym, które automatycznie inicjuje generowanie zadań dla poszczególnych działów.
Kroki wymagające decyzji człowieka
Przypisanie niestandardowego zestawu uprawnień systemowych, decyzje dotyczące indywidualnego programu wdrożeniowego dla stanowisk specjalistycznych oraz rozmowa wprowadzająca z przełożonym pozostają elementami wymagającymi zaangażowania człowieka i nie są objęte automatyzacją w modelu low-touch.
Checklista wdrożenia automatyzacji onboardingu
- Zidentyfikowano powtarzalne kroki procesu wspólne dla większości nowych pracowników.
- Ustalono zestaw standardowych profili uprawnień systemowych przypisywanych automatycznie.
- Zaprojektowano ścieżkę eskalacji dla przypadków niestandardowych.
- Określono sposób powiadamiania zaangażowanych działów o zakończeniu poszczególnych kroków.